学校給食費督促状の納期限の誤りについて

9月19日に発送した学校給食費督促状（3,323通）において、本来9月30日とすべき納期限を過去の日付である9月10日と記載していたことが判明しました。
対象の方には、おわびの文書を送付し本来の納期限をお知らせするとともに、今回の督促状でそのまま納付いただける旨をお伝えします。
対象の皆さまにご迷惑をおかけしましたことを深くおわびしますとともに、再発防止に向けた対策を徹底していきます。

経緯

9月19日

令和元年度第3期（9月2日納期限）の学校給食費について、納付が確認できない保護者に対し、9月19日に督促状を発送。

9月20日

一部の保護者から「督促状の納期限が既に過ぎている」との問い合わせが寄せられた。確認したところ、本来の納期限である9月30日を9月10日と記載する誤りがあったことが判明。

件数

　3,323通

原因

督促状を作成する際、システム上、納期限にデータ作成日が自動で設定されているため、本来設定すべき納期限をあらためて入力する仕組みとなっている。
今回の誤記載は、納期限の入力を失念したため、データ作成を行った9月10日が納期限として設定されたままとなり、印刷されたもの。
また、作成後の督促状の内容確認が十分でなかったもの。

対応

対象の方には、9月24日付で文書を送付しおわびするとともに、正しい納期限は9月30日であること、および9月10日と納期限が記載された督促状は金融機関またはコンビニエンスストアでそのまま使用できることをお知らせする。

今後の対応・再発防止策

自動に設定された日付がそのまま誤った納期限となることを防ぐため、督促状データ作成の際、初期設定では納期限は空欄とした上で、任意の日付を入力しない限りデータ自体が作成されない仕様にシステムを改修するとともに、データ作成時と発送前のチェックを徹底し再発防止を図る。